Nuevos cambios en facturación electrónica: claves para adaptarse sin contratiempos

En Costa Rica, la facturación electrónica continúa evolucionando para responder a nuevas exigencias legales, tecnológicas y fiscales. Con la publicación del nuevo Reglamento de Comprobantes Electrónicos y su anexo técnico (versión 4.4), todas las empresas y profesionales independientes deberán adaptarse a una serie de cambios que se implementarán de forma escalonada a lo largo del 2025.

Desde DFV Asesores, preparamos esta guía para facilitar la comprensión de los principales ajustes y apoyar una transición ordenada y eficiente.

Incorporación de nuevos elementos obligatorios para sectores específicos

Uno de los cambios más relevantes es la incorporación de campos específicos para sectores regulados, como el farmacéutico. A partir de este año, quienes distribuyan o comercialicen medicamentos deberán incluir en sus facturas el número de registro del producto y su forma farmacéutica. Esta medida busca reforzar el control sanitario y fiscal en la comercialización de productos sensibles.

Recibo Electrónico de Pago (REP): nuevo tipo de comprobante

Se incorpora un nuevo documento llamado Recibo Electrónico de Pago (REP), diseñado para registrar pagos parciales en operaciones a crédito. Este comprobante no sustituye la factura electrónica, pero la complementa, ya que permite documentar con mayor precisión el flujo de dinero entre las partes. Tiene su propia numeración y estructura, por lo que será necesario incorporarlo en los sistemas de facturación.

Ajustes técnicos: más detalle, mayor precisión

La versión 4.4 introduce más de 70 nuevos campos en los archivos XML. Se actualizan longitudes, nomenclaturas y la obligatoriedad de múltiples elementos, como por ejemplo:

• Se detalla el tipo de transacción por línea (venta, autoconsumo, bienes de capital, entre otros).

• Inclusión de hasta cinco descuentos diferentes por línea.

• Campos específicos para impuestos como el IVA cobrado en fábrica, alcohol, tabaco y combustibles.

• Identificación de combos o “surtidos”, que deben informarse aparte en el XML.

  
  

Modernización de la gestión tributaria

Los cambios técnicos vienen acompañados de esfuerzos institucionales por parte del Ministerio de Hacienda para mejorar la trazabilidad y fiscalización:

• Creación de un registro de proveedores de facturación electrónica.

• Establecimiento de un departamento exclusivo para comprobantes electrónicos.

• Desarrollo de un sistema de declaración sugerida de impuestos, basado en la información que se genera a través de los XML.

  
  

La importancia de planificar con anticipación

Ante este panorama, lo más recomendable es anticiparse. Con un enfoque proactivo, estos cambios pueden convertirse en una oportunidad para optimizar procesos y fortalecer el control interno. Para ello, sugerimos:

1. Validar si el negocio pertenece a un sector con obligaciones específicas.

2. Reunir al equipo contable y técnico para revisar los nuevos requerimientos.

3. Coordinar con el proveedor de software o ERP la implementación de los cambios.

4. Capacitar al personal en el uso correcto del nuevo esquema.

5. Realizar pruebas y simulaciones antes de las fechas límite.

Un resumen de los principales ajustes en la facturación electrónica

Para cerrar este importante tema, compartimos un resumen con los principales cambios que trae la versión 4.4. Una guía rápida para visualizar qué aspectos deben ajustarse y cómo impactan en la operación diaria.

Ver resumen aquí

Categoría	Cambio principal
Nuevos documentos	Se crea el Recibo Electrónico de Pago (REP) para registrar abonos parciales.
Medios de pago	Se incorpora SINPE Móvil como opción válida en el XML.
Actividad económica	Se incluye la actividad del receptor en facturas, notas de crédito y compra.
Identificación	Nuevos tipos de cédula: Extranjero No Domiciliado y No Contribuyente.
Condiciones de venta	Se amplían las condiciones más allá de contado y crédito.
IVA	Nueva clasificación del IVA aplicable por línea.
Productos surtidos/combo	Se crea la figura de combos con código CABYS específico.
Firmas	Se permite firma del receptor en ventas a crédito y endoso de comprobantes.
Correos electrónicos	Posibilidad de registrar hasta 4 correos del receptor.
Ubicación	Se permite editar el campo "barrio" (hasta 50 caracteres).
Fax	Ya no es obligatorio incluir número de fax.
Teléfonos	Solo se aceptan números (mínimo 8 y máximo 20 dígitos).
Bebidas alcohólicas	Obligatorio incluir el registro fiscal si se factura este tipo de producto.
Partida arancelaria	Obligatoria si se factura exportación con código CABYS.
Productos farmacéuticos	Se exige incluir el registro sanitario y forma farmacéutica.
Descuentos	Se permiten hasta 5 por línea, con tipo definido en XML.
IVA en fábrica	Se debe declarar el IVA cobrado a nivel de fabricación.
Base imponible	Puede editarse si el IVA fue cobrado en origen.
Impuestos específicos	Obligatorio detallar si aplica impuesto a alcohol, tabaco, combustibles, etc.
Exoneraciones	Se requiere detallar artículo, inciso y nombre de la institución correspondiente.
Otros cargos	Se permiten: multas, intereses moratorios y depósitos de garantía.
Tipificación por línea	Es obligatorio indicar tipo de transacción (venta, autoconsumo, bienes, etc.).
Venta de vehículos	Se debe registrar el número de serie o VIN.
Cambios técnicos generales	Ajustes en longitudes, estructura y obligatoriedad de múltiples campos XML.

Acompañamiento experto para una transición segura

En DFV Asesores, apoyamos a nuestros clientes con asesoría técnica, fiscal y operativa durante todo el proceso de adecuación. Más que cumplir con la normativa, buscamos transformar esta obligación en una ventaja: mayor control, mayor claridad y más eficiencia para cada operación.

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