Nuevas Reformas en Notificaciones para Sociedades Mercantiles en Costa Rica

El panorama normativo en Costa Rica sigue evolucionando, y con la reciente promulgación de la Ley N.º 10.597, publicada el 3 de diciembre de 2024, se introducen cambios significativos en la forma en que las sociedades mercantiles recibirán notificaciones oficiales.

Estas modificaciones buscan agilizar y modernizar los procesos de notificación, integrando el uso de direcciones electrónicas como medio válido para recibir comunicaciones tanto administrativas como judiciales.

A continuación, explicamos los puntos clave de esta reforma y su impacto en las empresas inscritas en el país.

Principales cambios en la normativa para las sociedades mercantiles

1. Inclusión obligatoria de una dirección electrónica en la constitución de sociedades

La reforma al artículo 18 del Código de Comercio (Ley N.º 3.284) establece que toda sociedad mercantil debe incluir una dirección de correo electrónico en su escritura constitutiva.

Este correo electrónico será un medio oficial y válido para recibir notificaciones, facilitando la comunicación con autoridades administrativas y judiciales.

Es importante destacar que se mantiene la exigencia de un domicilio físico en Costa Rica para efectos de notificaciones tradicionales.

2. Ampliación de medios de notificación para personas jurídicas

El artículo 20 de la Ley de Notificaciones Judiciales (N.º 8.687) también fue actualizado para incluir la posibilidad de realizar notificaciones a las empresas a través de:

• Domicilio contractual, social o real registrado.

• Dirección electrónica inscrita en el Registro Mercantil.
  

Si una sociedad no registra su dirección electrónica, las notificaciones podrán efectuarse automáticamente en los medios disponibles, lo que puede generar riesgos en la gestión de plazos y procedimientos legales. 3. Uso de correo electrónico para notificaciones de entidades administrativas

Con este cambio, instituciones como:

• Dirección General de Tributación (DGT)

• Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS)

Podrán iniciar procedimientos de cobro o fiscalización a través de notificaciones enviadas al correo electrónico registrado por cada empresa.

Esto representa una nueva responsabilidad para las sociedades, ya que deberán asegurarse de que el correo registrado sea revisado constantemente para evitar omisiones que puedan derivar en sanciones. 4. Plazo para la implementación de los cambios

El Registro Nacional tiene un período de seis meses desde la entrada en vigor de la ley para implementar los mecanismos que permitirán el registro de correos electrónicos de las empresas.

Este procedimiento deberá ser:

• Sencillo

• Ágil

• Sin costo adicional

Se recomienda que las empresas realicen este trámite lo antes posible para evitar inconvenientes cuando la normativa comience a aplicarse de manera obligatoria.

¿Cómo pueden prepararse las empresas ante este cambio?

Para cumplir con estas nuevas disposiciones y evitar contratiempos, las sociedades mercantiles deben:

• Registrar su dirección electrónica ante el Registro Nacional en cuanto el procedimiento esté habilitado.
  

• Revisar periódicamente el correo electrónico inscrito para no pasar por alto notificaciones importantes.
  

• Establecer protocolos internos para la correcta gestión de comunicaciones oficiales.
  

• Contar con asesoría legal y tributaria para actuar de manera rápida ante notificaciones de entidades administrativas.

El impacto de esta reforma en la gestión empresarial

La implementación del uso obligatorio de correos electrónicos para notificaciones representa un avance en la digitalización de los procesos administrativos y legales en Costa Rica.

Sin embargo, también supone un reto para las empresas, ya que la gestión oportuna de estas notificaciones será clave para evitar sanciones o consecuencias legales.

Desde DFV Asesores, estamos preparados para brindar asesoría y acompañamiento en la adopción de esta nueva normativa, asegurando que cada empresa pueda cumplir con estos cambios de manera eficiente y sin riesgos.