Ley N.º 10.597: Notificaciones electrónicas obligatorias para sociedades mercantiles en Costa Rica

El 30 de mayo de 2025 se publicó en La Gaceta N.º 98 la Ley N.º 10.597, que establece el correo electrónico como medio oficial de notificación para las sociedades mercantiles en Costa Rica. Esta reforma representa un avance hacia una gestión más eficiente y digital de las comunicaciones legales y administrativas entre  las autoridades y las entidades jurídicas del país y las empresas.

Cambios clave introducidos por la Ley N.º 10.597

La normativa modifica diversas leyes para incorporar el uso del correo electrónico como canal válido de notificación:

• Código de Comercio (Ley N.º 3284): Se reforma el artículo 18, inciso 10, para exigir que las sociedades mercantiles incluyan en su escritura constitutiva una dirección electrónica válida para recibir notificaciones judiciales y administrativas.

• Ley de Notificaciones Judiciales (Ley N.º 8687): Se modifica el artículo 20 para permitir que las notificaciones a personas jurídicas se realicen al correo electrónico registrado en el Registro Mercantil.

• Ley General de la Administración Pública (Ley N.º 6227): Se ajusta el artículo 243 para incluir el correo electrónico como medio válido de notificación administrativa. 

• Ley sobre Inscripción de Documentos en el Registro Público (Ley N.º 3883): Se reforma el artículo 21 para incorporar el correo electrónico en los procesos de inscripción de documentos.

• Derogación del agente residente como canal obligatorio: Se elimina el inciso 13 del artículo 18 del Código de Comercio, suprimiendo la figura del agente residente como medio obligatorio de notificación.

Plazos y requisitos para la implementación

La ley establece un cronograma para su implementación:

• Entrada en vigor: 4 de junio de 2025. 

• Ajustes informáticos: El Registro Nacional tiene seis meses a partir de esa fecha para adaptar sus sistemas y habilitar el registro de correos electrónicos.

• Plazo para sociedades existentes: Una vez finalizado el periodo de ajustes, las sociedades existentes tendrán un año adicional para registrar su correo electrónico ante el Registro Nacional.

• Sociedades nuevas: A partir del 4 de junio de 2025, toda nueva sociedad mercantil deberá incluir en su escritura constitutiva una dirección de correo electrónico válida. 

¿Cómo registrar el correo electrónico?

El registro del correo electrónico se podrá realizar mediante:

• Escritura pública otorgada ante notario público por el representante legal o apoderado general con facultades suficientes. 

• Protocolización de un acta de asamblea de socios, en la que se acuerde de forma expresa el registro del correo electrónico. 

En ambos casos, se deberá publicar un edicto en La Gaceta, ya que esta modificación afecta el pacto social.

Implicaciones para las sociedades mercantiles

• Obligatoriedad: El correo electrónico se convierte en un requisito indispensable para inscribir documentos ante el Registro Nacional.

• Eliminación del agente residente: Se elimina esta figura como medio oficial de notificación.

• Validez de las notificaciones: Toda comunicación enviada al correo registrado se considerará válida, aunque no haya sido leída.

• Sanciones por incumplimiento: A partir del 5 de junio de 2026, las sociedades que no hayan inscrito su correo verán rechazadas sus gestiones registrales hasta regularizar la situación.

Recomendaciones clave

• Para cumplir con la ley de forma adecuada, se recomienda:

• Utilizar un correo electrónico corporativo exclusivo para notificaciones legales y administrativas. 

• Asegurarse de que el correo esté activo y sea monitoreado regularmente por los representantes legales. 

• Incorporar en la escritura una constancia expresa de que ese correo será utilizado para notificaciones legales, conforme a la Ley N.º 10.597. 

• Indicar el procedimiento para futuros cambios de dirección electrónica. 

Asesoría legal y acompañamiento con DFV

En DFV Asesores, comprendemos la importancia de adaptarse a los cambios legales y tecnológicos que impactan la operativa de las sociedades mercantiles. Nuestro equipo está comprometido en brindar asesoría integral en la implementación de esta reforma y en todos los aspectos de su cumplimiento.